Correspondencia comercial en inglés: cómo escribirla

Correspondencia comercial en inglés, como correos electrónicos (email), cartas de presentación, pedidos/respuestas a los pedidos de información, informes comerciales, etc., ha perdido su carácter formal.

Los consejos, por tanto, son los mismos que para una carta o correo electrónico ordinario: escriba de manera sencilla y clara utilizando, en lo posible, frases cortas y evitando la familiaridad excesiva – a menos que el destinatario sea un antiguo amigo.

Echamos un vistazo a la correspondencia comercial en inglés de uso frecuente utilizando el inglés británico o americano.

Cada una se presenta del modo siguiente:

• una página de cartas en inglés, británico o americano. Con su traducción al español.
• una página de notas y comentarios gramaticales y estilísticos.
• una página de frases tipo, con su traducción al español, entre las que el lector podrá extraer numerosas expresiones correspondientes a situaciones concretas
• una página de cartas en español, con su traducción en inglés, seguida de una página de notas sobre los problemas de la traducción
• una página de vocabulario de recapitulación, con adiciones eventuales
• ejercicios con respuestas, que permiten contrastar los conocimientos adquiridos.

INQUIRIES FROM POTENTIAL CUSTOMERS – PEDIDOS DE INFORMACION POR PARTE DE CLIENTES POTENCIALES

El cliente potencial escribe para obtener información sobre los productos o servicios, o solicita aclaraciones o precisiones después de un primer contacto.

Estas son ejemplos de cómo escribir una carta solicitando información o un correo electrónico (email):

Correspondencia comercial en inglés – ENQUIRIES

Ref: TA/GA
Firmsoft S.A.
C/Orense, 120
28020 Madrid
Spain

1 July 2022

Dear Sir/Madam,

We are in receipt of your brochure introducing your new products in the GDPR range.

Some of the items presented could have applications in our manufacturing processes.

We should be obliged if you would forward fuller details of the range and your current price list quoting terms for overseas clients.

Yours faithfully,

John Morley, Purchasing Manager
Sheffield Industries Ld.
279 Albert Road
Sheffield S8 9QZ
United Kingdom

Correspondencia comercial en inglés – PEDIDOS DE INFORMACÍON

Firmsoft S.A.
C/Orense, 120
28020 Madrid
Spain

1 de julio 2022

Estimado señor/señora:

Acabamos de recibir su catálogo con los nuevos productos de su gama GDPR.

Algunos de los artículos que se presentan en él se podrían emplear en nuestros procesos de fabricación.

Me agradecemos que nos hiciera llegar documentación más completa de esta gama, así como los precios actuales, indicándonos sus condiciones para clientes en el extranjero.

Agradeciéndole su amabilidad, reciba nuestros más cordiales saludos.

Muy cordialmente,

John Morley, director de Compras
Sheffield Industries Ld.
279 Albert Road
Sheffield S8 9QZ
United Kingdom

Correspondencia comercial en inglés – LAS CONTRACCIONES

En la práctica, se evitan en las cartas comerciales las contracciones el tipo we´re (we are), we´d (we would), I´ll (I will), you´ll (you will), they´re (they are).

REPLIES TO ENQUIRIES – RESPUESTAS A LAS DEMANDAS DE INFORMACIÓN

El proveedor o el fabricante responden a las demandas de información de clientes que desean recibir una documentación precisa o muestras, o que quieren obtener información más detallada de los artículos que figuran en el catálogo, de las condiciones de entrega, etc.

Ref: TA/GA
Mr. D.A. Ayuela
Departamento de Compras
Intermatrix
Calle Delfín 34 28907
El Bercial, Getafe, Madrid

12 diciembre 2022

Dear Mr Ayuela,

We were pleased to receive your enquiry of 9 December concerning the MEGA range of machine tools featured in our new catalogue.

Mr Harry Jenkins, our Area Sales Manager, will telephone your office shortly to arrange a meeting. He can give complete details of the machines and advise you on suitable items for trial.

We are sure you will find our MEGA range excellently suited to your requirements.

Yours sincerely,
Frank Hayward
MADCO Manufacturing Ltd
24 Walworth Road, London SE1 2EJ

Correspondencia comercial en inglés – RESPUESTAS A LOS PEDIDOS DE INFORMACIÓN

Nuestra ref.: TA/GA
Mr. D.A. Ayuela
Departamento de Compras
Intermatrix
Calle Delfín 34 28907
El Bercial, Getafe, Madrid

Londres, 12 de diciembre de 2022

Muy señor nuestro:

Acabamos de recibir su petición de información del 9 de diciembre referida a la gama de máquinas herramientas MEGA presentada en nuestro nuevo catálogo.

El señor Harry Jenkins, nuestro director regional de Ventas, le llamará próximamente, con el fin de concertar una entrevista. Él podrá informarle de forma más detallada de las máquinas y aconsejarle sobre los equipos con los que pueda efectuar las pruebas.

Estamos seguros de que nuestra gama MEGA se adaptara perfectamente a sus necesidades.

Reciba nuestros más cordiales saludos.

Frank Hayward
MADCO Manufacturing Ltd
24 Walworth Road, London SE1 2EJ

Correspondencia comercial en inglés – LAS DIVISIONES DE PALABRAS

La regla básica consiste en no cortar las palabras más que cuando sea absolutamente imprescindible. No se pueden dividir:

• Las palabras de una sílaba tales como price, need, launch, road, load, goal, etc.
• Las palabras de dos sílabas, una de las cuales consta solo de una letra, como above, enough, item, open, etc.
• Los nombres propios salvo cuando están formados por varias partes
• Palabras que tienen guiones (solo se permite la división marcada por el propio guion): self-addressed, pre-paid, reply-paid.)
• No separar las letras correspondientes a un solo sonido. Están bien divididas: mer-chan-dise, law-yer.
• Cuando hay consonantes dobles, la separación se debe situar entre las dos consonantes.
• Esto es obligatorio en las palabras de dos silabas: fit-ting, trig-ger.
• Se puede hacer en las palabras de más de dos sílabas: commit-ted.

INVOICING AND PAYMENT – FACTURACIÓN Y PAGO

El proveedor dirige al cliente la factura o el saldo de sus cuentas, y le pide su abono. Ocasionalmente, precisa la forma de pago que desea. El cliente escribe para anunciar o acompañar el pago. El proveedor acusa recibo del pago.

Correspondencia comercial en inglés – INVOICING

We enclose our proforma invoice for 2,917 euros and the final invoice for your order 409J on payment, of which we will instruct our agents to forward your order. Owing to adaptation troubles resulting from the installation of a new computer, we will ask you to verify all details of the invoices carefully and give us immediate notice of any error.

Correspondencia comercial en inglés – REMITTANCE

We have today arranged for the sum of 1,576 euros to be transferred to your account at La Caixa for your credit. The sum is the settlement of your invoice No.1505.

Correspondencia comercial en inglés – RECEIPT OF PAYMENT

We are pleased to confirm your bank transfer receipt for the amount shown on your statement. We hope to have the pleasure of doing business with you again.

Correspondencia comercial en inglés – FACTURACIÓN

Les adjuntamos nuestra factura proforma por importe de 2.917 euros, así como nuestra factura por su pedido 409J. Tras el pago de esta última, pediremos a nuestros agentes de tránsito que expidan su pedido.

Debido a los problemas de adaptación que han seguido a la instalación de nuestro nuevo ordenador, les rogamos, verifiquen todos los detalles de estas facturas y nos informen inmediatamente de cualquier error por nuestra parte.

Correspondencia comercial en inglés – PAGO

Hemos dado hoy las disposiciones necesarias para que se haga a su cuenta de La Caixa una trasferencia de 1.576 euros. Esta suma corresponde al pago de la factura No. 1505.

Correspondencia comercial en inglés – ACUSE DE RECIBO DEL PAGO

Acusamos recibo de su transferencia bancaria al importe de su último saldo contable. Con la esperanza de contarles siempre entre nuestros clientes, les enviamos un cordial saludo.

Correspondencia comercial en inglés – VOCABULARIO

COLLECTION OF DEBTS – COBRO DE PAGOS

Correspondencia comercial en inglés – DEBT COLLECTION

El cobro puede originar numerosos problemas, ya porque el deudor carece de liquidez y solicita aplazamientos, ya porque no está de acuerdo con la suma que se reclama. Las dificultades pueden deberse también a razones técnicas (banca, pagos internacionales). El acreedor utilizará todos los medios a su alcance antes de llegar a unos contenciosos.

Dear Sir,

In reply to your letter, we must regretfully inform you that we cannot allow you a further extension of credit.

If you cannot settle within the stipulated time, we will put your case in the hands of our legal department.

OR

Dear Sir,

As you know, we always have made a point of settling our accounts promptly. But the damage caused by the fire in our warehouse at Alcorcon is creating serious liquidity problems.

We would be grateful if you would allow us to delay payment for an additional 60 days.

Correspondencia comercial en inglés – COBRO DE PAGOS

Muy señor nuestro,

Como contestación a su carta, sentimos informarles que es imposible concederle un plazo de crédito suplementario.

Si el pago no se produce en los plazos estipulados, nos veremos obligados a remitirse caso a nuestro departamento jurídico.

O

Muy señor nuestro,

Como ha podido constatar desde hace varios años, hemos abonado siempre muestras facturas con la mayor puntualidad posible.

Sin embargo, los daños provocados por el incendio de nuestro almacén de Alcorcón nos originan grandes problemas de liquidez.

Por ello, le estriamos muy agradecidos si nos concediera una demora en el pago de 60 días.

Correspondencia comercial en inglés – ATENCIÓN

“DEBT” significa crédito o deuda, y “LOAN” significa prestar o préstamo.

COMPLAINTS – RECLAMACIONES

El cliente se queja de un error o de un retraso en la entrega, de la calidad o del estado de las mercancías, de su no conformidad con las muestras, etc., solita el arbitraje de un experto o no acepta hacerse cargo de las mercancías más que a cambio de una reducción del precio de estas.

Correspondencia comercial en inglés – COMPLAINTS

Dear Sirs,

Regarding our order No. 1532 that has just been delivered, we are sorry to say the quality of item No. 231/3/4/5 is different from your usual standard. We are sure you will understand our disappointment.

We ask you to allow us an extra discount of 10% on item No. 231/3/4/5.

Correspondencia comercial en inglés – RECLAMACIONES

Muy señores nuestros,

Se nos acaba de recibir la entrega de nuestro pedido Nro. 1532 y sentimos tener que comunicarles que el artículo Nro. 231/3/4/5 no tiene la calidad habitual. Esperamos que comprendan nuestra decepción. Pedimos que nos concedan un descuento suplementario del 10% del artículo Nro. 231/3/4/5.

ALGUNAS DIFERENCIAS LEXICAS ENTRE EL INGLES BRITANICO Y EL AMERICANO

REPLIES TO COMPLAINTS – RESPUESTAS A RECLAMACIONES

El proveedor responde a las quejas y reclamaciones del cliente. Presenta sus disculpas y propone un arreglo si es realmente responsable. En otros casos, se muestra más o menos conciliador, según la naturaleza de las reclamaciones y sus deseos de mantener buenas relaciones con el cliente.

Correspondencia comercial en inglés – REPLIES TO COMPLAINTS

Dear Sir,

Further to Mr Hayward´s email of April 5, we enclose a signed copy of our consignment note as proof that the goods were collected from our Zaragoza depot on March 27, 2022.

Given this, may you carry out a thorough search in your warehouse? If this fails, kindly claim on the Carrier for the loss.

Correspondencia comercial en inglés – RESPUESTAS A RECLAMACIONES

Muy señor nuestro:

A continuación, al email del Sr. Hayward de fecha 5 de abril, les enviamos adjunta una copia firmada de nuestro boletín de expedición, que demuestra que las mercancías fueron efectivamente recogidas en nuestro almacén de Zaragoza el 27 de marzo, 2022.

Le sugerimos que vuelva a comprobar en su almacén. Si no obtiene resultado, deberá reclamar a su transportista.

Correspondencia comercial en inglés – ATENCIÓN

La n no se duplica nunca cuando se añade el sufijo – al a un nombre terminado en – tion.

Nation                              National

Operation                         Operational

Addition                            Additional

Por el contrario, cuando se añade – ly para transformar los adjetivos en adverbios, estos últimos se escriben siempre con doble l:

National                            Nationally

Operational                       Operationally

Addition                            Additionally

FOLLOW UP LETTERS – CARTAS DE SEGUIMIENTO

Un primer contacto entre el proveedor y el cliente no ha surtido efectos. El proveedor vuelve a dirigirse al cliente para hacerle nuevas ofertas de servicios, Tales cartas se pueden enviar también a un cliente del que no se tienen noticias hace algún tiempo.

Correspondencia comercial en inglés – FOLLOW-UP LETTERS

Dear Sir,

During the TEFL international trade fair, you visited our stand and displayed an interest in our TEFL courses.

I want to discuss having these TEFL courses taught in your country.

I enclose our brochure, which includes a comprehensive explanation of our TEFL courses that interest you.

I hope we can meet soon.

Correspondencia comercial en inglés – CARTAS DE SEGUIMIENTO

Estimado señor:

Durante la Feria Internacional de TEFL, visito nuestro pabellón y manifestó interés por nuestros cursos TEFL.

Me complacería entrar en contacto con usted con el fin de tratar de la posibilidad de impartir nuestros cursos TEFL en su país.

Adjunto nuestro catálogo que incluye una explanación comprensiva de nuestros cursos TEFL que han parecido interesarle.

Con la esperanza de reunirme con usted pronto, le envió mi cordial saludo.

Correspondencia comercial en inglés – ATENCIÓN

No traduzca o redacte en forma coloquial, o familiar, más que cuando esté muy seguro de las formas que va a emplear. A veces, es difícil delimitar la frontera entre lo familiar y lo vulgar, y no todo lo que dice y se oye puede escribirse.